Como receber um cliente novo no escritório de contabilidade

O que fechar antes de começar a atender?

O contrato escrito, antes do primeiro serviço. A Resolução CFC 1.590/2020 (arts. 1º e 2º) obriga o contrato por escrito e fixa o conteúdo mínimo, e a NBC PG 01 diz que a proposta deve trazer, de forma explícita, todos os serviços cobrados individualmente, o valor de cada um, a periodicidade e a forma de reajuste. Aceita a proposta, o contrato de prestação de serviços é celebrado por escrito, e o que couber ao próprio cliente executar, como enviar documentos no prazo, deve constar na proposta e no contrato.

Quando o contrato for assinado pelo contador, informe o nome, a categoria profissional e o número de registro, como a mesma norma exige após a assinatura em contratos de prestação de serviços. A lista completa está no guia docontrato de prestação de serviços contábeis.

Quais dados e acessos pedir ao cliente?

Peça o que a rotina vai usar, e não tudo o que o cliente tiver. A LGPD manda limitar o tratamento ao mínimo necessário para a finalidade (art. 6º, III). Prefira procuração à senha pessoal do cliente: ela tem escopo, prazo e pode ser cancelada sem trocar a senha.

Como receber o cliente que vem de outro escritório e combinar a rotina?

O cliente que chega de outro escritório traz um passado: declarações entregues, parcelamentos, obrigações em aberto. A NBC PG 01 prevê que o contador substituído informe ao substituto os fatos que devam chegar ao conhecimento dele, e que o contador evite desentendimentos com o colega que substituir. Na prática:

• Combine com o cliente quem comunica a troca ao escritório anterior, por escrito.
• Peça o que alimenta o mês: últimas declarações entregues, parcelamentos ativos e histórico de faturamento.
• Levante pendências antes de assumir a responsabilidade. Salvo disposição em contrário no contrato, as obrigações acessórias do período do contrato anterior cabem a quem saiu (Resolução CFC 1.590/2020, art. 10).
• Registre o que foi recebido, com data, num protocolo. Veja o guia de protocolo de entrega.

Na primeira semana, deixe por escrito a rotina do mês: o que o cliente envia, até quando, por onde e quem é a pessoa de contato. O modelo está emcomo cobrar documentos do cliente. Mostre também onde ele encontra as guias e quando o escritório as entrega, como descrevecomo enviar as guias.

Quais erros atrapalham a entrada do cliente novo?

• Começar a atender sem contrato, e definir o escopo por conversa.
• Usar o login pessoal do cliente em vez de uma procuração.
• Cadastrar a mesma empresa à mão em cada sistema, e errar um dígito do CNPJ em algum deles.
• Não levantar parcelamentos e pendências do escritório anterior.
• Deixar o cliente sem saber o que enviar no primeiro mês.

Como a Trevio faz

A empresa entra uma vez no cadastro único, e os outros módulos leem dele:

• Você informa o CNPJ, e razão social, atividade e endereço vêm da consulta pública, com o CEP completando o resto.
• O certificado A1 e a senha vão para o cofre, e o sistema avisa antes do vencimento.
• O regime tributário decide quais obrigações aparecem nos relatórios, e os casos específicos do cliente ficam registrados.
• No módulo de processos, a abertura de cliente pode ser um processo com etapas definidas por um modelo, protocolo e anexos.
• No portal do cliente, o escritório libera a pessoa por convite ou senha temporária e escolhe os módulos que cada empresa vê.

Para o cliente que chega de outro escritório, o histórico de faturamento entra por importação naapuração mensal, porque sem 12 meses de receita acumulada não há alíquota efetiva correta. A Trevio convive com o sistema contábil e o de folha do escritório, e não os substitui.