Como cobrar os documentos que o cliente atrasa todo mês

Por que o prazo do cliente precisa vir antes do prazo legal?

Porque o escritório precisa de tempo entre receber o documento e entregar a guia. O prazo legal não depende do combinado: o DAS, por exemplo, deve ser declarado e pago até o dia 20 do mês subsequente ao período de apuração, segundo o Manual do PGDAS-D. Se o cliente manda o extrato no dia 18, a apuração já nasce atrasada.

Exemplo fictício: se o escritório quer entregar a guia até o dia 12, precisa da apuração pronta antes disso, e portanto dos documentos do cliente alguns dias antes dessa data. A data do cliente é a mais cedo de toda a cadeia. Para montar o calendário interno, veja arotina de obrigações do escritório.

O que combinar com o cliente antes de cobrar?

Cobrança sem combinado vira discussão. Cinco pontos resolvem a maior parte das divergências e cabem em meia página.

Escreva o combinado no contrato. A NBC PG 01 pede que, quando parte dos serviços for executada pelo próprio tomador, isso esteja explícito na proposta e no contrato. Enviar documento no prazo é, na prática, uma tarefa do cliente, e o mesmo cuidado vale para ela.

Como cobrar sem perder o cliente?

Em cinco passos, do mais leve ao mais firme. Boa parte do atraso vem de o cliente não saber o que falta, e uma lista item por item resolve mais do que um pedido genérico.

1. Lembrete antes do prazo. Mande a lista do mês antes da data combinada, e não depois dela.
2. Aviso no dia combinado. Curto, com o que falta item por item. Pedido geral de “documentos do mês” gera resposta geral.
3. Segundo contato com a consequência. Diga o que não será apurado e qual guia depende desse documento.
4. Contato com quem decide. Se a pessoa do dia a dia não responde, escreva ao sócio ou ao responsável legal.
5. Registro de cada contato. Anote data, canal e resposta no mesmo lugar onde ficam os documentos do cliente.

O tom é de informação, não de ameaça: o objetivo é o documento chegar, e o registro protege o escritório se ele não chegar.

Quais erros pioram o atraso?

• Cobrar só quando o fechamento já travou, em vez de antes do prazo.
• Pedir “os documentos do mês” sem lista, e o cliente mandar o que lembra.
• Aceitar documento por vários canais ao mesmo tempo e perder o histórico por competência.
• Apurar por suposição. A NBC PG 01 trata como dever do contador reunir os documentos e as informações antes de opinar e veda fornecer informação falsa ou elaborar peça contábil inidônea. Mês sem movimento só se declara depois de o cliente confirmar.
• Segurar documentos do cliente como pressão. A mesma norma veda reter abusivamente livros, papéis ou documentos confiados à guarda do contador, inclusive para forçar o cumprimento do contrato. A pressão legítima é o aviso por escrito e a cláusula contratual.

Como a Trevio faz

O portal do cliente dá ao cliente um lugar único de envio e ao escritório uma fila para acompanhar:

• O cliente envia arquivo pelo portal, inclusive ZIP, e ele cai na fila do escritório.
• O pedido de registro de funcionário vira um processo no departamento pessoal, com prazo na véspera da admissão.
• Pela busca de notas, NF-e e CT-e recebidos e NFS-e dos municípios do padrão nacional chegam pelo certificado A1, sem depender do cliente. Para as notas de saída, o escritório importa o ZIP que o cliente envia, e o painel Notas que faltam mostra o que ainda precisa chegar.
• Na apuração mensal, a empresa sem movimento aparece como situação registrada.

O combinado e o aviso ao cliente continuam sendo do escritório: a Trevio organiza o recebimento. Para comparar os canais, veja portal do cliente ou WhatsApp, e para o que fazer com o documento recebido, como enviar as guias para os clientes.