Como organizar as obrigações acessórias no escritório contábil

O método em seis passos

A rotina de obrigações falha por um motivo simples: depende da memória de quem está na mesa. O método tira a regra da cabeça das pessoas e a coloca na tarefa.

1. Liste as obrigações por departamento e por regime.Separe o que é do Fiscal, do Pessoal, do Contábil, do Legal e do Financeiro, e marque quais valem para cada regime: Simples Nacional, MEI e os demais. A lista é a fonte de tudo o que vem depois.
2. Transforme cada obrigação em tarefa recorrente.Uma obrigação vira uma tarefa com nome fixo, periodicidade (mensal, trimestral, anual) e departamento responsável. Quem lê a tarefa não precisa lembrar da regra, só cumpri-la.
3. Defina dois prazos por tarefa: o legal e o interno.O prazo legal vem da norma e não se discute. O prazo interno é da equipe, fica antes do legal e deixa folga para conferir, corrigir e entregar ao cliente.
4. Gere as tarefas do mês para todas as empresas de uma vez.A geração em massa abre a mesma tarefa para cada empresa que a obrigação alcança, conforme o regime. Ninguém cria tarefa empresa por empresa nem esquece uma.
5. Monte pacotes por cliente e entregue em lote.Um pacote reúne o que cada cliente recebe no mês. Com os documentos prontos, suba o lote de uma vez e distribua por empresa, em vez de enviar um a um.
6. Padronize a entrega e acompanhe os prazos.Defina um padrão para disponibilizar os documentos ao cliente e use os relatórios de obrigações e vencimentos para acompanhar as pendências por departamento e empresa.

Prazo legal e prazo interno

O DAS do Simples Nacional vence até o dia 20 do mês seguinte àquele em que a receita foi auferida (LC 123/2006, art. 21, e Resolução CGSN 140/2018). Esse é o prazo legal. Ele não muda por vontade do escritório.

O prazo interno é o que a equipe usa para trabalhar. Exemplo fictício: o escritório fecha a apuração até o dia 10, publica a guia no portal até o dia 12 e deixa 8 dias para o cliente pagar antes do dia 20. Se a apuração atrasa, o atraso fica visível no dia 10, e não no dia 20, quando já não há o que fazer.

Cada obrigação tem o seu prazo legal na norma que a criou. Cadastre-o com a fonte anotada e mantenha o prazo interno como uma data sua, anterior.

O que já vem cadastrado na Trevio

O módulo de processos e tarefas parte de uma carga inicial de 60tarefas padrão por departamento. Prazos e multas são configuráveis, e as tarefas se repetem sozinhas conforme a recorrência.

Pacotes por cliente e lote de PDFs

O pacote por cliente junta o que aquela empresa recebe todo mês. No fim da apuração, você sobe um lote de PDFs de uma vez. O sistema lê o texto de cada arquivo, reconhece o CNPJ e uma palavra-chave da obrigação, como DAS ou FGTS, e encaixa o documento na empresa e na tarefa certas.

O reconhecimento depende de texto no PDF. Arquivo escaneado, que é uma imagem, não é lido: o sistema não faz OCR, e a equipe encaixa esse documento à mão.

Entrega organizada

A Trevio reúne guias e documentos no portal do cliente. Organize as publicações por empresa e competência para o cliente encontrar as informações e a equipe conduzir o atendimento.

Para comparar os canais de entrega, vejaportal do cliente ou WhatsApp.

Indicadores para acompanhar a rotina

Dois relatórios mostram a rotina em números: o de obrigações acessórias e o de controle de vencimentos. Use-os na reunião semanal para ver o que está atrasado, por departamento e por empresa, antes de o cliente perguntar.