Como provar que o escritório entregou o documento ao cliente

O que um protocolo de entrega precisa conter?

Seis campos. O que torna o protocolo útil é a lista dos documentos: um protocolo com a lista genérica atesta pouco.

Quando o protocolo faz diferença?

• O cliente diz que nunca recebeu. A lista assinada, com a data, mostra que a guia, o holerite ou o informe foi entregue.
• O escritório recebe documentos do cliente. O protocolo funciona nos dois sentidos: ele também prova o que o cliente entregou e quando, o que importa para quem atrasa o envio. Vejacomo cobrar os documentos do cliente.
• O cliente muda de escritório. A devolução de livros, papéis e arquivos eletrônicos fica registrada. A Resolução CFC 1.590/2020 (arts. 7º e 9º) manda o distrato tratar do recebimento desses documentos e da forma e do prazo de devolução. A NBC PG 01 veda reter abusivamente documentos confiados à guarda do contador, inclusive para forçar o cumprimento do contrato, e o protocolo mostra que o escritório devolveu o que devia.
• Entrega de uma carga grande, como a pasta do ano, em que a conferência item a item evita a pergunta “cadê o documento tal”.

Papel, portal ou e-mail, e o que fazer com o protocolo depois?

Em qualquer meio, o registro ajuda quando mostra a data, o destinatário e o arquivo exato, e quando o meio foi combinado com o cliente por escrito no contrato. Papel assinado mostra isso na própria folha. No portal e no e-mail, o registro do sistema e o aviso enviado fazem esse papel. O valor jurídico de cada meio numa disputa depende do caso e é avaliado por advogado e, em processo, pelo juiz. Para documentos de risco, como a entrega de livros no fim do contrato, use o protocolo assinado e o registro eletrônico juntos.

Arquive o protocolo junto do documento e do cliente a que se refere, e não numa pasta geral. Defina em contrato por quanto tempo o escritório guarda cada tipo de documento, porque fiscais, trabalhistas e contábeis seguem normas diferentes.

O protocolo tem dado pessoal, como o nome de quem recebeu. A LGPD pede o mínimo necessário (art. 6º, III) e manda eliminar os dados depois do fim do tratamento, com conservação autorizada para cumprir obrigação legal ou regulatória (art. 16, I). Guarde o protocolo pelo prazo do documento que ele acompanha, e depois elimine.

Quais erros tiram a força do protocolo?

• Lista genérica, como “documentos diversos” ou “pasta do mês”.
• Protocolo sem data, ou com a data preenchida depois.
• Só uma das partes ficar com a via assinada.
• Assinatura sem nome legível ou sem a função de quem recebeu.
• Arquivar o protocolo longe do cliente, num lugar que ninguém acha.

Como a Trevio faz

O módulo de geradores monta o protocolo de entrega de documentos: quem levou o quê e quando, com as regras de guarda documental. O documento sai em A4, preenchido pelo cadastro único, pronto para imprimir ou anexar, e não copiado do protocolo do cliente anterior.

Para a entrega digital, o portal do cliente publica os documentos por setor e competência. O prazo de guarda e o meio aceito como prova são decisões do escritório, tomadas com o contador e o advogado responsáveis. O guia sobreenvio de guias mostra o que registrar em cada entrega, e o de portal ou WhatsApp compara os canais.