Gestão do escritório
Rotina de obrigações
Tarefa recorrente por departamento e regime, dois prazos, geração em massa e padrão de entrega ao cliente.
Atualizado em
Portal do cliente ou WhatsApp: como o escritório entrega guias e documentos
O portal do cliente organiza guias, documentos e solicitações por empresa e competência. Um padrão de entrega facilita o acesso às informações e ajuda o escritório a conduzir o atendimento. O WhatsApp pode apoiar os avisos, enquanto o portal reúne o que o cliente precisa consultar.
Neste guia6 seções
WhatsApp ou portal: comparação por critério
A pergunta não é qual dos dois é melhor, e sim para o quê cada um serve. O WhatsApp serve para chamar a atenção. O portal organiza as informações e as entregas. A tabela compara os seis critérios que mais pesam na rotina do escritório.
| Critério | Portal do cliente | |
|---|---|---|
| Histórico por empresa | O arquivo fica na conversa e no aparelho de quem recebeu. Achar a guia de três meses atrás exige rolar o chat. | Documentos organizados por empresa, por setor e por competência, num endereço só. |
| Padrão de entrega | Os documentos chegam em mensagens e podem se misturar às conversas do dia a dia. | Reúne as entregas em um padrão por empresa, setor e competência. |
| Várias empresas e várias pessoas | Cada pessoa do cliente conversa com um colega diferente do escritório, e o histórico se espalha entre conversas. | Login por pessoa. Quem atende mais de uma empresa entra uma vez e escolhe qual abrir. |
| O que o cliente faz sozinho | Pede de novo o que não encontrou, e alguém do escritório responde. | Baixa guias e notas, consulta honorários e envia documentos sem falar com ninguém. |
| Controle de acesso | Quem estiver no grupo ou com o aparelho vê o que foi enviado. | O escritório libera e revoga o acesso de cada pessoa e escolhe o que cada empresa vê. |
| Aviso imediato | É o ponto forte: o cliente vê a mensagem na hora. | Depende de um aviso por e-mail ou de combinar o canal. Por isso muitos escritórios usam os dois. |
Um arranjo possível junta os dois: o escritório avisa pelo canal que o cliente usa e entrega o arquivo no portal. O aviso chega rápido, e o arquivo fica organizado para consulta.
O que um portal do cliente precisa ter
Ao avaliar qualquer portal, confira se ele tem estes itens:
- Login por pessoa, e não uma senha compartilhada pela empresa inteira.
- Uma pessoa com várias empresas, sem precisar de vários cadastros.
- Controle, empresa por empresa, do que cada uma enxerga.
- Documentos organizados por setor e por competência.
- Um padrão para publicar e localizar os documentos.
- Envio de arquivos pelo cliente, que chegam numa fila do escritório.
- Download de XML e PDF das notas, e não só a imagem.
- Uma forma de o escritório ver a tela como o cliente vê, para orientar sem adivinhar.
O que o cliente vê no portal da Trevio
O portal do cliente mostra à pessoa só o que o escritório liberou para aquela empresa:
- Documentos por setor. Fiscal, Pessoal, Legal, Financeiro e Contábil, publicados por competência.
- Notas. Emitidas e recebidas, com XML, DANFE e ZIP por competência.
- Honorários. Mensalidades e serviços.
- Faturamento. O faturamento apurado do mês, a alíquota efetiva, o RBT12 e a série de 12 e 24 meses.
- Envio de documentos. O cliente envia arquivos, inclusive ZIP, que caem na fila do escritório.
- Entradas e saídas do mês. A empresa que não mantém contabilidade completa registra o próprio movimento. Não é escrituração.
Quem configura é sempre o escritório: libera a pessoa, por convite ou senha temporária, e escolhe os módulos de cada empresa. O cliente consulta, envia e lança o que lhe cabe.
Um padrão para o atendimento
Defina como a equipe publica documentos e como o cliente envia informações e solicitações. Uma rotina clara facilita a orientação e ajuda a manter o atendimento organizado.
Converse com nossa equipe para conhecer o portal e receber uma proposta comercial.
Conteúdo informativo; não substitui a análise do caso pelo contador responsável.
Perguntas frequentes
- O cliente paga pelo portal?
- O portal faz parte da Torre de Controle, sem cobrança por CNPJ. As condições comerciais são definidas com nossa equipe em uma proposta para o escritório.
- Quem tem várias empresas precisa de vários logins?
- Não. A pessoa entra uma vez, com o mesmo e-mail e a mesma senha, e escolhe a empresa que quer abrir. Isso vale também para empresas atendidas por escritórios diferentes.
- O escritório consegue ver o que o cliente vê?
- Sim, pelo modo supervisor: o escritório abre o portal real da empresa em somente leitura, por 30 minutos, sem saber a senha do cliente e sem alterar o registro de último acesso.
- O cliente vê as notas da empresa?
- Sim. O portal mostra as notas emitidas e as recebidas, com XML, DANFE e ZIP por competência, e o escritório escolhe quais módulos cada empresa enxerga.
- O cliente envia documentos pelo portal?
- Sim, inclusive ZIP. O arquivo enviado cai na fila do escritório, em vez de chegar numa conversa de WhatsApp.
Continue por aqui
Solução
Um sistema no lugar de vários
As frentes que costumam virar uma assinatura cada, o que a Trevio reúne num cadastro único e como comparar com o que o escritório paga hoje.
Atualizado em
Seu escritório merece ser Trevio.
Organize sua rotina, valorize o atendimento e converse com nossa equipe sobre uma proposta para seu escritório.