Qual o prazo para cancelar uma NF-e

Qual é o prazo e quais as condições para cancelar?

A cláusula décima segunda do Ajuste SINIEF 07/05 dá ao emitente até 24 horas, contadas da concessão da Autorização de Uso, para pedir o cancelamento. Três condições acompanham o prazo: a mercadoria não pode ter circulado, o serviço não pode ter sido prestado e a nota não pode estar vinculada a duplicata escritural.

Há dois impedimentos que a regra geral não mostra. O pedido de prorrogação de prazo deferido, de que trata a NT 2015.001, impede o cancelamento, e a Sefaz rejeita com o código 811. E, depois que o destinatário registra a confirmação da operação, o emitente fica impedido de cancelar a NF-e, como explica o guia da manifestação do destinatário.

Como o prazo varia por UF e por tipo de evento?

Existe um prazo nacional e existem exceções, e elas moram em lugares diferentes. A validação do cancelamento, no MOC 7.0, considera a exceção de prazo definida em legislação estadual. Por isso a tabela abaixo separa o que vem da norma nacional do que depende da UF.

O prazo passou: o que fazer?

A norma nacional só abre uma porta: a UF pode, em casos excepcionais, receber o pedido fora do prazo. Isso é faculdade da UF, não direito do contribuinte. O caminho prático é consultar a Secretaria de Fazenda do emitente e a legislação estadual sobre cancelamento extemporâneo, e levar ao contador responsável o caso, com a chave de acesso e o motivo.

Não use a inutilização para “apagar” uma nota autorizada. A inutilização serve a números não utilizados, em caso de quebra de sequência (cláusula décima quarta), e não desfaz uma NF-e que já tem autorização de uso.

Erros comuns na hora de cancelar

• Contar o prazo da data de emissão. A contagem é da autorização, e o prazo é em horas, não em dias de calendário.
• Cancelar depois que a mercadoria saiu. A circulação da mercadoria é condição que impede o cancelamento.
• Ignorar a confirmação do cliente. Com a operação confirmada pelo destinatário, o cancelamento deixa de caber ao emitente.
• Aplicar o prazo de outro estado. A exceção de prazo é da UF do emitente. Confira o regulamento dela, e não o de um estado vizinho.
• Deixar o certificado vencer. O cancelamento é assinado com o A1 do emitente. O guia do certificado A1 vencido mostra o efeito.

Como a Trevio faz

O emissor de notas da Trevio descreve o cancelamento em até 24 horas, o reenvio e a inutilização de numeração, com NF-e, CT-e e NFS-e no padrão nacional emitidas com o certificado A1 de cada empresa.

• Cada empresa tem o seu ambiente, e a produção só abre quando o escritório libera a empresa e confere o perfil fiscal.
• O sistema guarda o XML e o DANFE de cada nota emitida.
• O pedido fora das 24 horas depende da UF do emitente e é tratado com a Sefaz dele.

Para saber se o cancelamento de uma nota foi registrado, veja o guia de como saber se uma NF-e foi cancelada.