Como saber se uma NF-e foi cancelada

Como consultar a situação de uma NF-e pela chave?

A consulta pública da NF-e, nos portais das administrações tributárias, mostra a situação atual a partir da chave de acesso. A consulta completa, com todo o conteúdo da nota, exige acesso identificado e vale para quem participa da operação: emitente, destinatário, transportador e terceiros no autXML. Quem não se enquadra vê a consulta resumida. Estes são os três resultados mais comuns; o MOC 7.0 também prevê códigos próprios para autorização e cancelamento fora de prazo (150 e 151).

Por que o XML baixado antes não mostra o cancelamento?

O cancelamento não é uma nota nova nem altera o XML autorizado. É um evento, o código 110111, registrado depois da autorização e vinculado à chave da nota. O arquivo que o escritório baixou na semana passada continua mostrando a nota como autorizada. Por isso a situação precisa ser lida do evento, e não do XML original.

A mesma lógica vale para a carta de correção e para a manifestação do destinatário: cada uma é um evento com arquivo próprio.

Como o cancelamento chega ao escritório?

Pela distribuição nacional de DF-e (NT 2014.002), o evento de cancelamento é entregue ao destinatário, ao transportador e aos terceiros do autXML. Para o destinatário há uma regra que ajuda: antes da manifestação, ele recebe só o resumo da NF-e, mas o evento de cancelamento é disponibilizado mesmo sem manifestação. O emitente não recebe os eventos que ele mesmo gerou, e sabe do cancelamento pelo próprio sistema emissor.

O evento só fica na distribuição por até 90 dias depois de recebido. O guia sobre como baixar o XML das notas do cliente mostra o fluxo, e o da manifestação do destinatário explica por que a confirmação da operação impede o cancelamento posterior pelo emitente.

Erros comuns com notas canceladas

• Escriturar a nota cancelada com valores. O Ajuste SINIEF 07/05 (cláusula décima oitava, § 1º) manda escriturar a NF-e cancelada sem valores monetários.
• Confiar no XML do início do mês. Uma nota autorizada em um dia pode estar cancelada no seguinte. Reconsulte as notas do período antes de fechar.
• Confundir cancelada com denegada. Nenhuma das duas aceita carta de correção, mas a causa e o tratamento são diferentes.
• Não guardar o evento. Sem o arquivo do evento, o escritório não consegue provar que a nota foi cancelada.

Como a Trevio faz

A busca de notas fiscais usa a nota capturada para mostrar eventos e situação, entre eles o cancelamento e a carta de correção, sem digitação.

• A NF-e de entrada vem pela distribuição nacional, com o certificado A1 da empresa, e o cancelamento acompanha a nota capturada.
• Cada XML é guardado uma vez, pela chave, e sai em ZIP por competência.
• A manifestação do destinatário é feita pela própria tela, empresa a empresa.

Quando a empresa emite pelo emissor de notas da Trevio, o cancelamento em até 24 horas é uma das funções do módulo.