Solução
Software de gestão
A diferença entre sistema contábil e sistema de gestão do escritório, e o que a Trevio cobre em cada frente.
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Como escolher o sistema do escritório de contabilidade: 12 perguntas ao fornecedor
Para escolher o sistema do escritório de contabilidade, faça a todos os fornecedores as mesmas perguntas: quais notas a busca traz por tipo de documento, como o certificado A1 é guardado, como são definidas as condições comerciais, como os dados saem do sistema e quem opera cada etapa. Peça a resposta por escrito e teste com empresas reais da sua carteira. Abaixo estão as 12 perguntas e onde ver a resposta na Trevio.
Neste guia6 seções
As 12 perguntas ao fornecedor
Faça as mesmas perguntas a todos os fornecedores, na mesma ordem, e peça as respostas por escrito. A tabela explica por que cada pergunta importa e onde você vê a resposta da Trevio.
| Pergunta | Por que importa | Onde ver na Trevio |
|---|---|---|
| 1. Quais notas a busca traz, por tipo de documento? | NF-e, CT-e e NFS-e chegam por canais e regras diferentes. “Todas as notas” sem detalhe pode esconder o que fica de fora. | Busca de notas fiscais |
| 2. Como o fornecedor protege os certificados e as informações dos clientes? | O A1 abre dados fiscais da empresa, e o escritório entrega o de dezenas ou centenas de clientes. | Cadastro único e certificado A1 |
| 3. O que a proposta inclui e quais condições de contratação se aplicam? | Uma proposta por escrito permite comparar recursos, condições e escopo antes de contratar. | Proposta comercial |
| 4. Como os dados saem do sistema? | Se um dia você trocar de fornecedor, o XML e os cadastros precisam sair em formato que outro sistema leia. | ZIP de XML por competência |
| 5. O que acontece se outro buscador já consulta o mesmo CNPJ? | Dois sistemas consultando a distribuição de notas do mesmo CNPJ costumam estourar o limite e receber a rejeição 656. | Guia da rejeição 656 |
| 6. Quem opera cada etapa: o escritório ou o cliente? | Sistema que pede ao cliente para configurar o fiscal passa o risco e o chamado de suporte para o escritório. | Portal do cliente |
| 7. A apuração do Simples mostra a memória de cálculo e o histórico por competência? | Sem memória de cálculo você não explica a guia ao cliente nem corrige um mês antigo. | Apuração mensal |
| 8. Como o cliente recebe guias e documentos de forma organizada? | Um padrão de entrega ajuda o cliente a encontrar os documentos e facilita o atendimento. | Portal ou WhatsApp |
| 9. Como o honorário vira cobrança, e o que cada banco aceita? | Cobrança por arquivo depende do layout de cada banco. Pergunte banco por banco, e peça uma remessa de teste antes de gerar a carteira do mês. | Remessa e retorno CNAB |
| 10. O sistema substitui o sistema contábil ou convive com ele? | Trocar o sistema contábil é um projeto grande. Confirme se o fornecedor exige isso ou se convive com o que você já usa. | Software de gestão para escritório contábil |
| 11. As regras e os cálculos têm norma citada e data de revisão? | Regra fiscal muda. Página sem norma e sem data não deixa você conferir se a informação ainda vale. | Ferramentas com a norma em cada conta |
| 12. Como é a implantação com a sua carteira? | O prazo depende de quem importa os cadastros e o histórico de faturamento, e de quantos certificados estão em dia. | Conversa com o time |
Sinais de alerta
Desconfie, em qualquer fornecedor, quando aparecer um destes sinais:
- As condições comerciais não são apresentadas por escrito antes da contratação.
- O certificado A1 é pedido sem explicar como será guardado.
- Os dados não têm forma de sair: sem exportação de XML e de cadastros.
- As páginas não trazem data de atualização nem citam a norma em que o cálculo se apoia.
- A promessa é de cobertura total, de estados ou de bancos, sem lista do que foi conferido.
Como testar com a sua carteira
A resposta de venda não prova nada. O que prova é o sistema rodando com as suas empresas. Em cinco passos:
- Escolha 10 empresas reais da sua carteira.Misture regimes, tamanhos e segmentos: uma de comércio, uma de serviço, um MEI, uma com muita nota. O teste só vale se tiver os casos difíceis.
- Use uma competência que você já fechou.Com o resultado conhecido, você compara sem precisar confiar no fornecedor. A competência fechada é o gabarito.
- Compare nota a nota e valor a valor.Confira a quantidade de XML que o sistema trouxe, as notas que faltam e o valor apurado do Simples com o que você já tem.
- Teste a saída dos dados.Exporte o ZIP de uma competência e importe no seu sistema contábil. Se o arquivo não entra, o ganho some na hora do fechamento.
- Anote cada divergência e peça a resposta por escrito.O que o fornecedor explicar por escrito vale como compromisso. O que ele disser só na ligação, não.
Condições comerciais claras antes de contratar
Peça uma proposta por escrito com os módulos, o escopo e as condições de contratação. Na Trevio, o João define a proposta para cada escritório, e a Torre de Controle não é cobrada por CNPJ.
Converse com nossa equipe para conhecer a Trevio e avaliar os recursos para sua operação.
Conteúdo informativo; não substitui a análise do caso pelo contador responsável.
Perguntas frequentes
- Quanto custa um sistema para escritório de contabilidade?
- Converse com nossa equipe para receber uma proposta comercial para seu escritório. A Torre de Controle não é cobrada por CNPJ.
- Dá para usar dois buscadores de nota ao mesmo tempo?
- No mesmo CNPJ, não. Dois sistemas consultando a distribuição de notas para o mesmo CNPJ costumam estourar o limite da Sefaz e receber a rejeição 656, de consumo indevido. Antes de trocar de buscador, desligue o anterior.
- O que perguntar sobre a segurança do certificado A1?
- Pergunte como o fornecedor protege os certificados digitais e as informações das empresas, e esclareça as responsabilidades do escritório na utilização do sistema.
- O sistema de gestão substitui o sistema contábil?
- Não. O sistema contábil escritura; o de gestão cuida do que está em volta, como notas, apuração, tarefas, portal do cliente e honorários. A Trevio não faz escrituração e convive com o sistema contábil do escritório.
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