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Por quanto tempo guardar o XML da nota fiscal

O Ajuste SINIEF 07/05 não fixa um número de anos: manda guardar o XML da NF-e pelo prazo da legislação tributária. O CTN pede que os comprovantes fiquem conservados até a prescrição dos créditos tributários das operações (art. 195, parágrafo único), e a decadência é de cinco anos (art. 173). Na prática, guarde por mais de cinco anos e confirme o prazo na legislação do estado do cliente.

Atualizado em · Por Equipe Trevio

Neste guia7 seções

Quem precisa guardar o XML da NF-e?

O emitente e o destinatário. A cláusula décima do Ajuste SINIEF 07/05 manda o emitente manter a NF-e em arquivo digital, sob a sua guarda e responsabilidade, pelo prazo estabelecido na legislação tributária, mesmo que fora da empresa. O destinatário também cumpre a regra. O texto da cláusula não traz número de anos, e por isso o prazo vem de outra norma.

De onde vem o prazo de cinco anos, e por que ele pode passar disso?

O ponto de partida é o Código Tributário Nacional. A tabela reúne os artigos que o escritório costuma cruzar. A contagem muda conforme o tributo e a situação, e a escolha da regra cabe ao contador ou ao advogado do caso.

Artigos do CTN que sustentam o prazo de guarda do XML
RegraO que dizComo se conta
CTN, art. 173, inciso IO direito de a Fazenda constituir o crédito tributário se extingue em 5 anos.A partir do primeiro dia do exercício seguinte àquele em que o lançamento poderia ter sido efetuado.
CTN, art. 150, § 4ºQuando a lei não fixa prazo para homologação do lançamento, ele é de 5 anos.A partir da ocorrência do fato gerador, salvo dolo, fraude ou simulação.
CTN, art. 174A ação de cobrança do crédito tributário prescreve em 5 anos.A partir da constituição definitiva do crédito.
CTN, art. 195, parágrafo únicoOs livros e os comprovantes dos lançamentos são conservados até a prescrição dos créditos das operações a que se refiram.É a regra de guarda: acompanha o prazo de prescrição, não só o de decadência.

Exemplo fictício: uma nota de 10/03/2026. Pelo art. 173, I, a contagem de 5 anos começa em 01/01/2027 e termina em 31/12/2031. Pelo art. 150, § 4º, nos tributos sujeitos a lançamento por homologação, os 5 anos contam do fato gerador e terminariam em 10/03/2031. Se houver lançamento, a prescrição do art. 174 abre outro prazo de 5 anos. Por isso o artigo 195 pede a guarda até a prescrição, e não um número redondo.

Cuidados na hora de guardar

  • Guarde o evento junto da nota. O cancelamento e a manifestação são documentos eletrônicos próprios. O arquivo da carta de correção, segundo o MOC 7.0, faz parte integrante da NF-e.
  • Guarde o XML, não só o PDF. O DANFE e o DANFSe são representações. O documento oficial é o arquivo XML.
  • Não use a Sefaz como arquivo. A distribuição nacional tem janela de 90 dias para a NF-e. O repositório do escritório precisa ser completo desde a captura.
  • Cliente do Simples Nacional. A LC 123/2006 (art. 26, inciso II) manda guardar os documentos da apuração enquanto não decorrido o prazo decadencial e não prescritas as ações pertinentes.
  • Veja a lei do estado e do município. Esta página trata da regra nacional. Confira também o regulamento do ICMS do estado do cliente e o código tributário do município, no caso da NFS-e.
  • Outras obrigações têm prazos próprios. Documentos trabalhistas e previdenciários seguem normas que esta página não cobre.

Como a Trevio faz

A busca de notas fiscais guarda cada XML capturado num repositório próprio, com deduplicação pela chave do documento, e exporta em ZIP por competência para o sistema contábil do escritório.

  • A nota existe uma vez no repositório, mesmo capturada duas vezes.
  • Os eventos e a situação da nota (cancelamento, carta de correção) aparecem na nota capturada.
  • O módulo não descreve por quantos anos o repositório mantém os arquivos. Combine o período com a equipe da Trevio e mantenha o ZIP por competência também no arquivo do escritório.

O guia sobre como saber se uma NF-e foi cancelada mostra por que o evento deve ficar junto da nota.

Conteúdo informativo; não substitui a análise do caso pelo contador responsável.

Perguntas frequentes

O DANFE em PDF vale como guarda da nota?
Só para um destinatário que não seja contribuinte credenciado para emitir NF-e: a cláusula décima do Ajuste SINIEF 07/05 permite que ele mantenha o DANFE em lugar do arquivo digital. Para quem emite NF-e, o dever é de guardar o XML.
O escritório pode guardar o XML do cliente?
Pode. A cláusula décima admite a guarda "mesmo que fora da empresa", mas o arquivo continua sob a guarda e a responsabilidade do emitente e precisa ser disponibilizado ao Fisco quando solicitado. Registre no contrato de serviços quem guarda o quê.
A Sefaz guarda o XML para eu baixar quando precisar?
Não conte com isso. A distribuição nacional entrega os documentos por até 90 dias depois de recebidos pelo Ambiente Nacional, segundo a NT 2014.002 v1.40. Depois desse prazo, a cópia que importa é a do emitente e a do escritório.
O prazo muda para a NFS-e e o CT-e?
O art. 195 do CTN fala de livros e comprovantes de lançamentos em geral, sem separar por tipo de documento. A cláusula décima do Ajuste SINIEF 07/05 trata da NF-e. Para a NFS-e e o CT-e, confira também a norma do município e do estado, e guarde o XML, que é o documento oficial.

Fontes oficiais

Continue por aqui

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