Como encerrar o contrato com um cliente do escritório de contabilidade?

Como encerrar o contrato, passo a passo?

A Resolução CFC 1.590/2020 trata do distrato no capítulo II, com cinco obrigações principais: encerrar por documento, entregar documentos, informar o sucessor, fechar as demonstrações do período e cumprir as obrigações acessórias do tempo de contrato. A ordem abaixo reúne essas regras.

1. Leia a cláusula rescisória. Todo contrato deve ter o prazo de aviso prévio para encerrar a relação (Resolução CFC 1.590/2020, art. 2º). Conte o prazo a partir da comunicação por escrito.
2. Comunique por escrito. Quem renuncia deve notificar a outra parte por escrito, respeitando os prazos do contrato (NBC PG 01, item 4, alínea k). Guarde o comprovante de envio e de recebimento.
3. Feche o distrato. Ele estabelece a cessação das responsabilidades dos contratantes (Resolução, art. 6º). Sem assinatura do cliente, a notificação com a confirmação da cessação das responsabilidades cumpre o parágrafo único do art. 6º.
4. Combine a entrega dos documentos. A forma e o prazo de devolução de livros contábeis e auxiliares, documentos e arquivos das obrigações entregues ao Fisco, inclusive eletrônicos, ficam na cláusula rescisória do distrato (art. 9º). O cliente pode indicar representante legal, por autorização escrita (art. 7º, parágrafo único).
5. Informe o novo responsável. O profissional que rescinde comunica ao novo responsável técnico os fatos que ele deva conhecer (art. 8º; NBC PG 01, item 4, alínea l).
6. Defina demonstrações e obrigações acessórias. Cabe ao escritório que rescinde elaborar as demonstrações contábeis do período da sua responsabilidade técnica, salvo disposição contrária no distrato (art. 9º, parágrafo único), e cumprir as obrigações acessórias cujo período de competência decorreu na vigência do contrato, mesmo com vencimento posterior, salvo disposição contratual em contrário (art. 10).
7. Acerte os honorários. Quite o que o contrato prevê até a data do fim, sem usar documentos como garantia.

Quanto de aviso prévio devo dar?

O que o contrato fixar. A cláusula rescisória com prazo de aviso prévio é item mínimo do contrato. Se o contrato não tem prazo nem cláusula, o Código Civil, que rege a prestação de serviço não sujeita a lei especial (art. 593), diz que, sem prazo estipulado, qualquer das partes pode resolver o contrato mediante prévio aviso, de oito dias quando a retribuição é fixada por tempo de um mês ou mais (art. 599 e parágrafo único, inciso I). A aplicação desse artigo ao seu contrato deve ser confirmada com advogado. A falta da cláusula é, por si, descumprimento da Resolução.

E se o cliente está indo para outro escritório?

O fluxo é o mesmo, com mais atenção à transição. O escritório que sai informa o substituto sobre fatos que ele deva conhecer (NBC PG 01, item 4, alínea l; Resolução, art. 8º). A NBC PG 01 também prevê que o contador pode transferir o contrato de serviços a outro profissional, com a anuência do cliente, sempre por escrito (item 6, alínea b). Evite comentários desabonadores sobre o colega: a NBC PG 01 (item 18) pede respeito entre profissionais.

Posso encerrar por inadimplência e ficar com os documentos?

Encerrar, sim, pelo caminho do contrato. Ficar com os documentos para forçar o pagamento, não: a NBC PG 01 (item 5, alínea l) veda reter abusivamente livros, papéis ou documentos, inclusive arquivos eletrônicos, com a finalidade de forçar o contratante a cumprir suas obrigações. O guia sobre cobrança de honorário em atraso explica a cobrança que cabe nesse caso.

Erros comuns ao encerrar um contrato

• Parar de atender sem notificação por escrito.
• Entregar documentos sem protocolo, e depois não conseguir provar a entrega.
• Deixar em aberto quem faz as demonstrações do período e as obrigações acessórias.
• Ignorar o prazo de aviso prévio do contrato.
• Manter acessos e cadastros do cliente sem revisar, depois da saída.

Como a Trevio faz

Nos geradores de documentos, o protocolo de entrega registra quem levou o quê e quando, com regras de guarda documental: serve para provar que o cliente recebeu os documentos listados no distrato. A Trevio não redige distrato nem decide o que a norma deixa ao contrato.

No módulo de honorários e boletos, a lista de títulos em atraso mostra os dias e o valor de cada um, o que ajuda a acertar a conta no fim da relação. O guia sobre o contrato de prestação de serviços contábeis trata da cláusula rescisória que sustenta o encerramento.